Cómo rellenar el libro de facturas de Adams
Si es la primera vez que factura o quiere renovar su sistema de facturación, el primer punto de partida es la propia factura. El documento de la factura es el más importante del proceso. Dependiendo del tipo de negocio que dirija, la factura debe contener datos clave que le ayuden a mantener un registro de sus proyectos, plazos, entradas y salidas de efectivo.
Los sectores de servicios tienden a tener muchos problemas con las devoluciones de cargos, ya que es difícil determinar cuándo se completó un servicio o si se hizo satisfactoriamente. Las facturas pueden hacer mucho para combatir las devoluciones de cargos:
Si tiene un negocio de venta al por mayor – por ejemplo, si crea productos de belleza que vende a tiendas minoristas – una factura adaptada a su negocio es importante para llevar un registro de sus grandes transacciones.
Las facturas al por mayor deben incluir el precio normal de sus productos, el descuento al por mayor y, por último, el precio al por mayor que se cobra a su cliente. Una encuesta reciente reveló que los descuentos y las ofertas se citaron como una de las principales razones para la fidelidad a la marca, por lo que mostrar el descuento en su factura es realmente una táctica de marketing eficaz.
Cómo rellenar una factura freelance
Como autónomo, prestas un servicio específico a tus clientes y quieres que te paguen por ello. Según las leyes alemanas del IVA, § 14 UStG y §§ 31-34 UStDV, una factura es cualquier documento que reclama el pago de un servicio o producto prestado. Tiene que facturar a su cliente para que pueda pagarle en consecuencia. Es esencial que la factura incluya todos los datos siguientes: los nombres del emisor y del receptor de la factura, un número de factura, su número de identificación fiscal, la fecha, una descripción del producto o servicio que ha prestado y la cantidad que ha entregado.
En la parte superior de la factura, debes incluir tus datos de contacto y los de tu cliente. Al igual que en una carta, el nombre y la dirección del destinatario deben aparecer a la izquierda. A la derecha, añade tus datos de contacto, como el nombre y la dirección de la empresa. Además, debe incluir su nombre, el nombre de la empresa y la dirección en un tipo de letra más pequeño por encima del nombre y la dirección de su cliente. Este texto debe estar subrayado.
En la siguiente sección, debajo de las direcciones, debe especificar los servicios o productos que ha suministrado. Sin embargo, antes de dar todos los detalles, debe incluir un número de factura y la fecha. Si trabaja para un cliente durante un periodo de tiempo prolongado y le factura cada mes o trimestre, deberá prestar atención a los números de factura consecutivos. Tus facturas deben estar numeradas consecutivamente y en orden cronológico. Como autónomo, puede elegir entre utilizar números consecutivos o letras. Se suelen utilizar los siguientes formatos: año + mes + número consecutivo (por ejemplo, 2019-11-01) o año + número continuo (por ejemplo, 2019-01). Para evitar cualquier confusión, es una buena idea comenzar con los últimos dígitos 01 para cada cliente, incluso si recibió el pedido en marzo.
Cómo rellenar una factura en papel
Con las normas nacionales no suele haber ningún problema. Pero ¿qué hay que tener en cuenta cuando se envía una factura al extranjero? Las facturas que un empresario alemán envía a una empresa extranjera o recibe de una empresa extranjera están sujetas a una normativa especial.
Además de la información obligatoria habitual en las facturas nacionales (por ejemplo, el número de factura consecutivo, la indicación de la fecha de entrega, la fecha de la factura), también debe tener en cuenta otros puntos cuando emite facturas dentro de la Unión Europea. No sólo las facturas nacionales, sino también las dirigidas a otros países de la UE o a empresas de los denominados terceros países, deben contener cierta información obligatoria para ser reconocidas por la Agencia Tributaria. Dado que se aplican normas diferentes dentro y fuera de la UE, siempre hay que comprobar en qué país se encuentra el comprador antes de emitir una factura. Los siguientes puntos son realmente importantes:
Si suministra un artículo “a usted mismo” para su propio uso, por ejemplo porque tiene una filial en otro Estado miembro, se aplican las mismas normas. En estos casos, la autoridad fiscal le exige que emita una “factura pro forma” y que grave la compra en el país de destino.
Cómo rellenar un ejemplo de factura
Para recibir el pago lo antes posible y garantizar que la información que se rellena en la factura es lo más precisa posible, las empresas deben rellenar los detalles de la factura en cuanto terminen de trabajar en un proyecto, cuando la información todavía es prioritaria.
No pienses en una factura como un aburrido documento contable. Piensa en ella como una oportunidad para impresionar a los clientes y construir tu marca. Asegúrate de que tu factura refleja la personalidad de tu empresa. Si ya tienes una página web de tu empresa, puedes tomar prestados elementos de diseño de ella para tu plantilla de factura, incluidos los logotipos, los colores y los tipos de letra. Saca el máximo partido a tu factura y deja que se convierta en otra herramienta de marketing que te ayude a construir tu negocio.
Crea un sistema de numeración de facturas que te sirva para rellenarlas. El método más sencillo es numerar las facturas de forma secuencial, por ejemplo, Factura nº 001, Factura nº 002, Factura nº 003. Si lo prefieres, también puedes numerarlas por la fecha de la factura o por el ID del cliente, si asignas un número único a cada uno de tus clientes. Si utilizas un software de facturación en la nube, el programa asignará automáticamente números de factura únicos para cada nueva factura que rellenes, en función del sistema de numeración que elijas.
