Planificación del proyecto
Por lo que he experimentado hasta ahora, hay mucha confusión relacionada con lo que es un proyecto y lo que no es un proyecto. Por ello, creo que debería anotar algunas ideas para aclararlo. Así que empecemos por el principio y ampliemos las cuestiones.
Los proyectos son esfuerzos únicos emprendidos para crear productos, servicios o resultados únicos. Como la mayoría de los esfuerzos organizativos, el objetivo principal de un proyecto es satisfacer la necesidad del cliente. Más allá de la similitud fundamental, las características de un proyecto ayudan a diferenciarlo de otros esfuerzos de la organización. Los proyectos suelen tener estas características:
En primer lugar, los proyectos tienen un objetivo definido, ya sea la construcción de una casa para el 28 de septiembre o la publicación de una segunda versión de un software lo antes posible.
En segundo lugar, debido al objetivo específico, los proyectos tendrán un punto final definido, lo que entra en conflicto con las obligaciones y responsabilidades continuas de los trabajos tradicionales. En la mayoría de los casos, los empleados pasarán de un proyecto a otro, en lugar de permanecer en el mismo puesto de trabajo. Por ejemplo, después de ayudar a instalar un sistema de seguridad, a un ingeniero informático se le puede asignar el desarrollo de una nueva función de seguridad para una próxima versión.
Elementos clave de la gestión de proyectos
La planificación del proyecto es crucial para su éxito, pero no existe en el vacío. Forma parte del ciclo de gestión de proyectos que consta de 4 fases distintas: Iniciación, planificación, ejecución y cierre. La planificación es esencial por varias razones; garantiza que:
Por supuesto, el éxito del proyecto depende de la calidad de su planificación. La buena noticia es que la planificación del proyecto no es difícil. Y, desde luego, no hay que dedicarse a ello a fondo siguiendo enfoques exhaustivos de gestión de proyectos.
Los detalles son importantes para cualquier proyecto. Pero el problema es que, cuando se inicia un nuevo proyecto, precisar esos detalles puede ser difícil, lo que puede provocar agobio. Este agobio puede contribuir a que el proyecto no llegue a ponerse en marcha.
Identifica a las partes interesadas, reúnete con ellas, anota y prioriza sus necesidades. Si sigues teniendo problemas para priorizar, utiliza la Matriz de decisiones de Eisenhower, que te ayuda a priorizar en función de la urgencia y la importancia.
¿Qué es un proyecto?
Un buen plan de proyecto es uno de los elementos más esenciales para el éxito en la gestión de proyectos. Desde la prevención de la expansión del alcance, los presupuestos exagerados y el incumplimiento de los plazos hasta la minimización del estrés y la frustración. Una onza de prevención en la planificación de proyectos vale más que una libra de cura. Entonces, ¿cómo se crea un buen plan de proyecto y cuáles son los elementos esenciales de un plan de proyecto?
La respuesta obvia es la de los gestores de proyectos. Pero todos los que tienen que gestionar proyectos en sus funciones pueden beneficiarse de la creación de planes de proyecto antes de empezar un nuevo proyecto, especialmente en casos de proyectos similares o recurrentes. Un plan de proyecto ahorra el tiempo que lleva volver a crear el mismo proyecto una y otra vez.
Los miembros del equipo y las partes interesadas que participan en el proyecto y sus resultados pueden aportar información, experiencia, costes y otros datos relevantes que deben añadirse y aprobarse antes de que el director del proyecto dé los últimos toques al plan del proyecto.
Los planes del proyecto son importantes porque proporcionan una visión compartida de lo que el proyecto pretende conseguir. Este entendimiento compartido hace que el equipo siga trabajando conjuntamente para alcanzar los objetivos del proyecto y obtener resultados excelentes.
¿Por qué es importante un plan de proyecto?
La gestión de proyectos es uno de los componentes más importantes del éxito de una empresa. Afecta a los ingresos y los pasivos, y en última instancia interactúa con la satisfacción y la retención de los clientes. Su empresa puede tener un solo proyecto en marcha a la vez, mientras que otras empresas y entidades más grandes pueden hacer malabarismos con varios proyectos a la vez. Por su propia naturaleza, los proyectos son temporales.
Los proyectos provocan una necesidad creciente de mano de obra. El Project Management Institute calcula que, durante el periodo 2010-2020, se añadirán más de 15 millones de nuevos puestos de gestión de proyectos en todo el mundo.
La gestión de proyectos no es todo el funcionamiento de su empresa. Es sólo un segmento, un proyecto específico con un plan detallado sobre cómo usted y su empresa van a lograr ese objetivo. Es un plan detallado en una serie de pasos, cada uno de ellos tan importante como los demás. Hay que lograr uno para poder pasar al siguiente.
Piensa en la gestión de proyectos como una escalera que debes subir. No puedes saltar a la cima. Hay que subir peldaño a peldaño para lograr la máxima eficacia. Tu equipo debe aplicar las herramientas puestas a su disposición, así como su experiencia y conocimientos, para ejecutar cada peldaño y pasar al siguiente.
