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¿Qué diferencia hay entre urgencia e importancia?

Urgente e importante

La Matriz de Eisenhower es el nombre más frecuente de esta herramienta de gestión del tiempo que ayuda a organizarse en función de la importancia y la urgencia; sin embargo, no se sabe a ciencia cierta si el presidente Eisenhower creó esta matriz o simplemente la utilizó. Hay varias teorías al respecto. En cualquier caso, es una herramienta muy útil para estructurar las prioridades.

La matriz tiene 4 cuadrantes que se organizan por dos factores: importancia y urgencia. A pesar de ser dos conceptos que no tienen nada en común es frecuente encontrarse con personas que los mezclan al utilizar esta matriz, y por lo tanto clasifican mal una tarea.

Una tarea aumentará su importancia a medida que las consecuencias para uno mismo o para los demás tengan un mayor impacto. Por ejemplo, para los estudiantes, un trabajo que representa el 35% de la nota final tendría mayor importancia que un examen que sólo supone el 10%. La importancia no suele cambiar con el tiempo.

Es la cantidad de tiempo desde ahora hasta la fecha límite. Tiene dos componentes: primero, el tiempo objetivo (en minutos, horas o días) y una perspectiva subjetiva que está relacionada con la relación entre la cantidad de tiempo para realizar la tarea y el tiempo para completarla. Por ejemplo, una tarea que debe realizarse en 3 días es más urgente que otra que debe realizarse en 2 semanas. Sin embargo, una tarea que requiere 3 meses para ser completada gritará como urgente cuando sólo hay 2 meses para entregarla. A menos que la tarea se complete, la urgencia aumentará. Rara vez puede reducirse como un aplazamiento del plazo.

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Matriz de decisiones de Eisenhower

¿Sabía que el 40% de los empresarios considera que su propia gestión del tiempo personal obstaculiza la productividad? Cuando hay demasiadas cosas que hacer y no hay suficiente tiempo para hacerlas, es fácil sentirse abrumado. Con demasiada frecuencia, los líderes empresariales se sienten paralizados por el ajetreo de su negocio, siempre apagando el siguiente fuego y nunca dando un paso atrás para elaborar una estrategia.

La Matriz de Eisenhower es una excelente manera de transformar un estilo de liderazgo reactivo en uno proactivo. Con la Matriz Eisenhower, puede planificar el trabajo que debe realizar diaria, semanal, mensual o trimestralmente.

La Matriz Eisenhower, también conocida como Matriz Urgente-Importante, es una sencilla herramienta de dos ejes que le ayuda a priorizar sus tareas en términos de urgencia e importancia. Al situar los elementos en uno de los cuatro cuadrantes, puede determinar la forma más eficaz en que usted y su equipo pueden lograr lo que necesitan hacer.

La Matriz Eisenhower debe su nombre al presidente Dwight Eisenhower, el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos. Antes de convertirse en comandante en jefe en 1953, Eisenhower dirigió el Ejército de los Estados Unidos como general y dirigió las Fuerzas Aliadas en la Segunda Guerra Mundial como su comandante supremo. También fue elegido primer comandante supremo de la OTAN en 1950.

Ejemplos de actividades del cuadrante 1

La idea de contrastar la Importancia y la Urgencia no es nueva. Dwight Eisenhower supuestamente ideó el concepto [1], presumiblemente a mediados del siglo XX, aunque todavía no he encontrado ninguna prueba convincente, y Stephen Covey lo popularizó posteriormente en Los siete hábitos de la gente altamente efectiva. [2]

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Conocí la idea en 1999 en la clase de Joel Peterson en Stanford, y he estado reflexionando sobre ella durante la última década porque es un tema que surge constantemente en mi trabajo con clientes de coaching y estudiantes de MBA. [3] ¿Por qué es tan importante? En primer lugar, aclaremos lo que queremos decir:

Las actividades importantes son realmente significativas y satisfactorias: para ti, para las personas que te importan, para tu organización o para alguna causa en la que crees. No dependen necesariamente del tiempo; pueden llevarse a cabo casi en cualquier momento, y si se dejan de hacer durante un corto periodo de tiempo nadie se da cuenta.

Las actividades urgentes tienen una fecha límite que importa a alguien, aunque no necesariamente a ti. Dependen del tiempo, al menos en la mente de alguien, y si no se realizan, ese alguien se sentirá infeliz. No son necesariamente significativas o satisfactorias, y su realización puede no suponer una diferencia significativa.

Ejemplos urgentes pero no importantes

Es como pagar una tarjeta de crédito de alto interés. Me esfuerzo al máximo, pero apenas hago mella en el principio.  Cuando pienso en lo que he conseguido de forma significativa en una semana concreta, a veces no me viene a la cabeza ni siquiera una cosa. ¿Cómo es posible que esto ocurra?

Desarrollado por Dwight Eisenhower, general de cinco estrellas del ejército de los Estados Unidos, comandante supremo de las fuerzas aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial, presidente de la Universidad de Columbia y presidente de los Estados Unidos durante dos mandatos, este sencillo cuadro divide las tareas en categorías simples:

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Los plazos son en realidad lo que hace que las tareas urgentes sean urgentes: El hecho de tener que ocuparse de ellas inmediatamente. La falta de plazos también suele ser lo que hace que las tareas importantes sean tan poco importantes. Suelen ser el tipo de cosas a las que puedes llegar con el tiempo.

Así que lo primero que tienes que hacer si quieres asegurarte de que las tareas importantes se hacen es establecer plazos. Una tarea importante es casi siempre un enorme conjunto de tareas (a menudo son más bien proyectos) y, para poder establecer un plazo, primero hay que dividirla en tareas más pequeñas y establecer plazos para ellas.

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