Frases para reuniones de negocios
Las reuniones eficaces son la clave para el avance de los proyectos, la formación productiva y el buen desarrollo del trabajo en general. La facilitación de una reunión con éxito emplea varios aspectos importantes, y ninguno más vital que la forma de terminar una reunión.
No. 1: Termina con una nota positiva. Aunque haya habido tensiones y diferencias de opinión, esfuércese por terminar la reunión de forma armoniosa. Un final positivo crea buena voluntad en los asistentes, en lugar de que se marchen refunfuñando que la reunión ha sido una pérdida de tiempo.
No. 2: Disminuya la intensidad de la reunión antes de la hora de finalización prevista. La facilitación inteligente de una reunión requiere tener en cuenta el reloj. Concluya los debates unos minutos antes de la hora de finalización, para que el presentador tenga tiempo de hacer algunos comentarios finales. No hay nada que arruine una reunión como pasarse de la hora de finalización prevista.
Nº 3: Reiterar el objetivo general. Los comentarios de clausura, al igual que los de apertura, deben incluir el objetivo general de la reunión. De este modo, se vinculan todas las discusiones y se recuerda a los participantes el objetivo que se ha alcanzado en la reunión.
Nº 4: Conecta con los participantes una última vez. Los moderadores de la reunión deberían dedicar un poco de tiempo al final de la misma a reconocer a los participantes ejemplares que han aportado ideas valiosas. En lugar de apresurarse a volver al trabajo o a otra reunión, sitúese en la puerta o cierre la sesión en último lugar y agradezca a los participantes su asistencia. Unos pocos segundos de atención personalizada generan una reacción positiva en la mayoría de las personas.
Frases de la reunión del presidente
Hay diferentes razones por las que una reunión llega a su fin. Puede ser que se agote el tiempo o que se hayan agotado todos los puntos del orden del día. Algunas reuniones terminarán antes de lo previsto y otras se retrasarán. Alguna que otra vez, una reunión puede acortarse debido a un problema o circunstancia inesperada. Hay varias formas de suspender una reunión:
Casi siempre hay una última cosa que decir, incluso después de las observaciones finales. El presidente puede clausurar la reunión y hacer un recordatorio de última hora. También se pueden mencionar las instrucciones para ordenar la sala.
El final de la reunión es también el momento de dar las gracias a quien no lo haya hecho al principio de la reunión, o a quien merezca un segundo agradecimiento. Aquí también se puede felicitar o dar la buena suerte a alguien que haya experimentado algo nuevo, como recibir un ascenso, casarse o tener un bebé.
Apertura de una reunión
Algunas personas están deseando abandonar la sala en cuanto se dan cuenta de que la reunión está a punto de terminar, sin saber que la clausura de la reunión es una de las fases más importantes para resumir y atar los cabos sueltos del orden del día.
Si presides la reunión, asegúrate de que la clausura aparece en el orden del día y resalta su importancia. Dedica los últimos 5 minutos de la reunión a este proceso, teniendo en cuenta que debe hacerse dentro del plazo de la reunión.
Como ponente, intenta reconocer si se han alcanzado los resultados deseados. Asegúrate de que obtienes el compromiso de las tareas y de que cada una de ellas se asigna a un participante con una fecha prevista de realización.
Las preguntas pueden tener un enfoque general o específico. La esencia de este consejo es hacer que cada participante se sienta conectado. Implica que valoras su opinión y eso seguramente aumentará su confianza.
Cuando el ponente anima a todos a participar, surgen ideas muy interesantes. Asegúrate de captar y anotar estas ideas clave. Además, no olvides compartirlas en las notas de la reunión para futuras reuniones y recomendaciones.
Cómo terminar una reunión en línea
Una queja común entre los directivos es que las conversaciones que mantienen con los empleados no producen resultados: “Seguimos hablando del mismo tema una y otra vez, ¡pero parece que nunca pasa nada!”. Eso es porque a la mayoría de los directivos les falta una habilidad vital: la capacidad de cerrar deliberadamente una conversación. Si terminas bien una conversación, mejorarás todas y cada una de las interacciones que tengas, creando finalmente un impacto.
Las reuniones son, en realidad, una serie de conversaciones, una oportunidad para aclarar cuestiones, establecer la dirección, afinar el enfoque y hacer avanzar los objetivos. Para maximizar su impacto, hay que diseñar activamente la conversación. Aunque el planteamiento general es sencillo -y puede parecer algo básico-, no hay suficientes directivos que lo lleven a la práctica:
En mis 35 años de experiencia como formador de empresas, he comprobado que el cierre suele ser el eslabón perdido entre las reuniones y el impacto. Sin él, las cosas pueden quedar sin decir, sin contestar, sin aclarar y/o sin comprometerse. Cada punto del orden del día debe considerarse incompleto a menos que se cierre de forma reflexiva y deliberada.
